皆さんこんにちは。22卒の金子です。
体の芯まで凍るような寒さから一転、徐々に木々も芽吹き始め、春の暖かさを感じる季節となってまいりました。
私は昨年10月から、イーソーコグループの西東京支部である株式会社多摩イーソーコに派遣され、倉庫管理業務や新倉庫建設関係の進捗管理、多摩エリアの物流不動産営業を並行して行っています。
まったく早いもので、私の社会人生活も３年目を迎えようとしています。
最近は企業としての核に関わる仕事も増え、責任の範疇も広がり、今まで以上にあっという間に時が過ぎていっているように感じます。
▼多摩での活動の様子を記したジャーナルはこちら
入社2年目・金子「多摩イーソーコでの1日のスケジュール」
入社2年目・金子「異なる業務を並行してこなす力」
多摩イーソーコは少数精鋭の部隊のため、前述したとおり1日の間に取り組む業務は、テナント様との契約管理から、倉庫設備の工事管理、オーナー様への折衝などなど、多岐に渡ります。
不動産の管理業務は、性質上現地に赴いての対応も多くなりがちで、その一方でテナント様ごとの契約書や請求書などの、明確にタイムリミットが設けられた事務仕事にも取り組んでいかなくてはなりません。
そのため、これらの業務を完遂するには、次々に異なる領域へとスイッチしていくマインドセットが必要不可欠だと感じます。
とはいえ、脳内だけで自分を律しきり、完璧に業務を捌き切ることは不可能に近いです。
なので、複数の領域が異なる業務を抱えているときは、外付けのタスク管理アプリケーションに頼ることも大事です。
私はTodoリストやそれに紐づいたカレンダーアプリを利用し、取り組むべきタスクを可視化した、タイムラインを作成するようにしています。
▼私が実務で使っているアプリはこちら
・Google ToDoリスト
・Google カレンダー
・Outlook カレンダー
・Notion
その日中に急遽対応すべき案件は「1日以内」、社内での確認作業なども加味し、少し早めに対応しなければならない契約関係等は「3日以内」、直ちに対応する必要は無いが、長期的に見て着手する必要がある工事案件などは「1週間以内」とタスクをフォルダ分けし、大まかな優先順位を設けることで、取りこぼしを減らしていこうという考え方です。
さらに、各項目ごとに細分化したフレームワークを事前に設定しています。
着手フローを明確にすることで、同フォルダ内でも工数がかかる物・かからない物を分けられるので、そこでも優先順位がおのずと浮かび上がってきます。
そうすることで、短期的にも長期的にも、スケジュール組みに無駄が生まれにくくなります。
とはいえタスク管理の方に時間や手間を持っていかれて、肝心の仕事に向ける集中力が欠かれてしまえば本末転倒です。
私も項目を増やしすぎたが故に、チェックが行き届いておらず、取りこぼしが発生することがたまにあります。
あくまで今回挙げたものは一例ですが、みなさんも自分に合った方法で業務スケジュールやタスクを管理してみてください。
今回の記事がその一助になれば幸いです。